ROTEIRO PARA A APRESENTAÇÃO DAS OFICINAS
· O nosso
grupo analisou a série documental dos processos de compra de material
permanente na UnB com dispensa de licitação, com foco em destacar a
importância da Arquivologia e Diplomática nesses processos e os demais
conceitos ensinados nas disciplinas de Diplomática e Arquivo permanente
1;
· Para a apresentação desses conceitos, iremos explicar como o
processo de compra ocorre na UnB, salientando o trâmite, contexto do
processo e o produtor arquivístico em um caso específico;
· Todo
ano a UnB tem um orçamento definido para ser distribuído para todos os
departamentos da Universidade (Reitoria, Prefeitura, Faculdades, etc.). O
orçamento é dividido entre os departamentos de acordo com critérios
internos, mas não ocorre de forma isonômica;
· O exemplo
analisado é de uma aquisição de ventilador e lixeira solicitado pela
Faculdade de Planaltina, sendo, portanto este o sub-fundo arquivístico e
o produtor arquivístico é a UnB;
· A área envia memorando
solicitando a aquisição dos itens, já com 03 (três) orçamentos, para o
departamento financeiro da UnB, que autoriza ou não a emissão da nota de
empenho (que é a promessa de pagamento realizada pelo Setor Público). O
departamento de compras emite a nota de empenho para a empresa que
apresentou menor valor dentre as 3 orçadas e faz contato com a empresa
para combinar a entrega dos produtos;
· Recebido o produto o
setor deve acusar o recebimento, atestar com assinatura e carimbo a nota
fiscal e reenvia para o setor de finanças e pagamento (Diretoria de
Contabilidade e Finanças - DCF). A Diretoria efetua o pagamento, emite a
guia de recebimento e despacha para o setor que solicitou a compra, que
é o trâmite final do processo (no arquivo corrente da área);
· O
correto trâmite do processo, passando por diversos setores, com várias
assinaturas, é que garante a autenticidade do processo, mas não
necessariamente garante a não existência de fraudes e a veracidade das
informações, uma vez que foi identificado que a atividade de solicitação
de orçamentos pode ser facilmente fraudada, uma vez que é realizada por
um setor apenas sem dar oportunidade para quem queira participar da
licitação, cabendo a escolha do setor sobre a quem solicita os
orçamentos;
· Os processos de compra passam por auditorias da CGU
e do TCU, mas como são muitos e diversos na universidade e a auditoria é
realizada por amostragem, há brecha para que ocorram divergências nos
processos;
· Após explicação do grupo aos visitantes sobre o
processo de compras, associando o exemplo citado com os conceitos
relacionados, pediremos a opinião/visão dos visitantes acerca do assunto
e daremos o brinde com o endereço do nosso blog pedindo que acessem
para obterem maiores informações.
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