Olá galera! Sejam muito bem vindos ao nosso blog ! No post de hoje apresentaremos nossa oficina que ocorreu dia 09 de Junho de 2017 no ICC Norte. A oficina é uma atividade proposta pelo professor André Porto, na disciplina Diplomática e Tipologia aos alunos de graduação em Arquivologia da Universidade de Brasilia - UnB. O objetivo é mostrar a importância da arquivologia mediante a avaliação de temas que nos cercam no dia a dia para pessoas que não tem conhecimento sobre como esse curso pode ser relevante na nossa sociedade.
A Arquivologia é um curso que estuda as funções do arquivo e visa formar profissionais que tenham a consciência da quantidade de informação produzida na sociedade e que através disso, saiba desde gerir a informação até como organizá-la dentro das diversas instituições, organizações. A disciplina Diplomática e Tipologia dentro da Arquivologia têm como objetivo analisar três aspectos principais de um documento, são elas: a autenticidade do documento (é uma característica, particularidade ou estado do que é autêntico, como uma assinatura, ou carimbo, ou até mesmo o tipo do papel usado na produção do documento), a espécie do documento (é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas. Ex.: Memorando, Ofício, Processo, Relatório, Guia, Requisição) e o trâmite (é o procedimento para determinado fim; curso regular para a consecução de algo).
Para a apresentação da oficina, nosso grupo escolheu o tema Compra de Material Permanente na Universidade de Brasília, em processos com dispensa de licitação. Através desse tema nós analisamos a série documental (subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto) de processos de compras feitas pela UnB. O processo que utilizamos como exemplo para mostrar às pessoas que passavam no nosso estande, refere-se a aquisição de ventiladores e lixeiras solicitada pela faculdade UnB unidade de Planaltina. Para que as pessoas entendessem a importância da arquivologia e como a diplomática se aplica nos documentos, mostramos o trâmite desse processo e como este garante a autenticidade do processo. O processo inicia com um memorando encaminhado pela FUP (Faculdade UnB Planaltina) à Diretoria de Recursos Materiais (DRM) solicitando a abertura de processo de compra, mediante a dispensa de licitação, anexando a três orçamentos. Após a avaliação da DRM sob os orçamentos, o mesmo emite a nota de empenho (o empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para a UnB a obrigação de pagamento pendente ou não de cumprimento de condição). Em seguida a nota de empenho, a DRM encaminha para o SCN (Serviço de Compras Nacionais) um memorando autorizando a abertura do processo de compra com dispensa de licitação. Feito isso, o setor da unidade de Planaltina que solicitou a abertura do processo entra em contato com a empresa escolhida para a prestação de serviço para que a mesma faça a entrega dos itens requeridos. Efetuada a entrega, é emitido um comprovante de entrega e a nota fiscal para que seja comprovado que os produtos foram entregues com a finalidade de que a DRM realize o pagamento mediante a concessão. Acesse o processo aqui
Esclarecido como ocorre o processo de compra, nosso grupo propôs salientar uma fragilidade observada na avaliação da série documental de processo de compra e no processo analisado de forma isolada. Na série documental observamos que existiam itens cotados que apresentavam orçamentos nas mesmas três empresas de outras compras efetuadas, com isso pudemos ver o privilégio dessas três empresas sobre as demais. Além disto, uma brecha para fraudar o processo de compras está no fato de que o setor solicitante é que envia os orçamentos e na maioria das vezes os orçamentos não são revisados pela DRM, ou seja, o setor ainda possui certa quantia para ser usada durante o ano e resolve por meio de necessidade ou não adquirir alguns produtos, mas ele pode escolher as empresas que ira cotar, por exemplo de um parente que possua empresa com CNPJ. Se não for feita uma revisão dos orçamentos, a empresa vencedora será direcionada, comprometendo a lisura do processo e, da mesma forma, a possibilidade de diversas outras empresas, que inclusive poderiam ser mais baratas, em participar dos processos de aquisição. A Arquivologia é importante porque permite que seja possível observar essas fragilidades e por meio de uma avaliação criteriosa, perceber possíveis fraudes nos processos.
Nossa oficina recebeu a visita de sessenta e seis pessoas, dentre elas pessoas de cursos como ciências sociais, design, administração, arquitetura e urbanismo, comunicação, direito, além de outros cursos e servidores da UnB, conforme a lista de presença aqui disponibilizada. Na oficina, usamos um roteiro com o intuito de manter um direcionamento na apresentação. Nele dividimos em:
-Apresentação do foco e objetivos da apresentação da oficina;
- -Análise e exemplo de um Processo de Compra de Material Permanente;
- -Explicação de conceitos presentes dentro do processo;
- -Exemplo sobre a possibilidade de fraudes nos processos e como a diplomática, a arquivologia, os arquivistas e o Arquivo Central da UnB podem ajudar a impedir ou descobrir atos como esse;
- -Opinião e dúvidas dos espectadores sobre a oficina.
Cada apresentação do tema era feita em média por dez minutos, com uma linguagem de fácil compreensão e de forma que cativasse os alunos que presenciaram a se interessar pelo assunto. Pudemos perceber a surpresa de alguns em relação a maneira burocrática de todo o processo e como, em meio a toda organização, haveria maneiras de fraudar. Começamos a expor nosso trabalho um pouco antes das 19h e terminamos a última apresentação por volta de 22h.
Abaixo terão algumas fotos da oficina. Espero que tenham gostado!
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