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sexta-feira, 19 de maio de 2017

Modelos de classificação diferentes

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
O plano de classificação documental - PCD é, segundo Faria (2006), o instrumento de gestão que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.
No caso de classificação de documentos arquivísticos, Schellenberg (2002) também contribuiu para o estudo referente à classificação dos documentos públicos, dividindo em três tipos: funcional, organizacional e por assunto:
·         Classificação funcional – trata dos problemas encontrados em reunir os documentos públicos de acordo com a função/atividade.
·         Classificação estrutural - objetivando construir a classificação dos documentos com base na estrutura da instituição, sendo ela por setores ou departamentos.
·         Classificação por assunto - agrupa documentos segundo sua organização e função. “Na classificação de tais documentos, os cabeçalhos de assunto devem ser tirados da análise do assunto dos documentos” (SCHELLENBERG, 2002, p.93).
SENADO FEDERAL
O plano de classificação utilizado pelo Senado Federal possui metodologia de classificação funcional, ou seja, seus documentos são classificados de acordo com as funções, dividido no seguintes níveis: função, subfunção, atividade e tipologia documental. O tipo de odificação utilizada é a numérico-significativa, agrupados de algum modo significativo ou em blocos.  
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES – MEIO
O Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades - Meio apresenta um Índice, constante do Anexo II, que faz parte integrante. O Índice é um instrumento complementar do Plano de Classificação que relaciona alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades, bem como os termos e expressões utilizados com maior frequência para a recuperação dos documentos, a partir das variantes do seu conteúdo e das modalidades de sua produção.
No Plano de Classificação, as funções, subfunções, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. O Plano de Classificação é, portanto, a representação gráfica da classificação, nesse caso, realizada de acordo com o critério funcional e não estrutural, uma vez que as estruturas são frequentemente alteradas, enquanto as funções, subfunções e atividades permanecem praticamente inalteradas com o decorrer do tempo.

FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006. Disponível em:<http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_arquivos/1/TDE-2007-04-27T152201Z-872/Publico/Dissert.pdf>. Acesso em: 19 maio 2017.


SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2002.



Plano de Classificação

 


PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Fundo
                              
                   GRUPO DIPLOGIA - Universidade de Brasília

Grupos

Aulas

Blog


Função

Registro dos conteúdos ministrados em sala de aula



Gestão do trabalho final

Registro de atividades  propostas em sala de aula

Espécie

Anotações no caderno


Anotação do foco do grupo



Post de atividades no blog
Atividade - DESCRIÇÃO DE FUNDO 


Fundo Fundação Universidade de Brasília

Fundação
Documento 1
Documento 2
Documento 3



Espécie

Certidão conjunta negativa


Memorando de solicitação

Processo de cobrança


SÉRIE



Função

Débito relativo aos tributos federais e a divida ativa da União


A
locação de recurso orçamentário e posterior empenho




Licença de licitação



SÉRIE
















Quadro tabela de temporalidade - DOCUMENTOS PRODUZIDOS 




Plano de Classificação
Fundo Diplogia -  Universidade de Brasília
Código
Função
1

Registro dos conteúdos em sala de aula


1.1 Anotações no caderno
2
Trabalho final


2.1 Foco do grupo
3
Registro de atividades propostas em sala de aula


3.1 Post de atividades no blog

sexta-feira, 12 de maio de 2017

Situação Problema

Situação problema proposta para outro grupo resolver em sala de aula:

Um servidor muito antigo do TCDF (Tribunal de Contas do Distrito Federal)  ao se apresentar juntou todas as fotos e registros dos eventos comemorativos que haviam acontecido até 2017, que eram arquivos físicos , e mandou para o arquivo central do órgão. No meio desses registros encontraram fotos com ex governadores e várias pessoas influentes do governo do DF, perceberam que esses registros eram importantes para a história da instituição, mas que estavam fora de contexto. Como arquivá-los então, se as fotos e registros não tinham nem data?

Atividade realizada na aula do dia 05/05/2017

 Análise Diplomatica


Elementos externos: 

-  Suporte: Papel, 2 páginas, Dossiê, Textual;
-   Linguagem: Escrita;      
-   Língua: Português    
      -   Signos especiais: Carimbo;
-  Selo: UNB - Universidade de Brasília;

Elementos internos:
-  Assunto: Solicitação de admissão como aluno especial na pós-graduação;
-  Numeração: Não se aplica;
-  Título: Solicitação .... pós-graduação;
-  Data: 15 de agosto de 2008;
-  Texto: "Solicito .... pedido"
-  Escatocolo: Assinatura/carimbo do responsável;

Pessoas:
-  Autor: Luiz Henrique Moreira de Paula;
-  Destinatário: Departamento de Engenharia Mecânica;
-  Redator: Max da Costa Oliveira;

Qualificação das Assinaturas: Coordenador de Pós-graduação;.

Tipo de ação: Solicitação de admissão de aluno;

Nome da ação: Propor vaga em curso de Pós-graduação;

Relação entre documento e procedimento: Documento gerado para que o departamento fique ciente do interesse por uma vaga do candidato;

Tipo de Documento: Processo, natureza pública, função probatória, original;

Descrição diplomática: 2013, abril 12 (Brasília, Brasil), O aluno Luiz Henrique solicita a admissão como aluno especial no departamento de engenharia mecânica (dossiê, processo, privado, original);

sexta-feira, 5 de maio de 2017

Atividade baseada no Texto de Luciana Duranti 5

Análise Diplomatica

Elementos externos: 
-  Suporte: papel;
-   Linguagem: escrita;      
-   Língua: português    
-   Escrita: texto;    
-   Signos especiais:
-  Selo: UNB - Universidade de Brasília;

Elementos internos:
-  Assunto: pedido de compra de um climatizador;
-  Numeração: Memo.nº144;
-  Título:
-  Data: 15 de agosto de 2008;
-  Texto:
-  Escatocolo:

Pessoas:
-  Autor: Max da Costa Oliveira;
-  Destinatário: Serviço de compras nacionais;
-  Redator: Max da Costa Oliveira;

Qualificação das Assinaturas: Assistente de direção da faculdade de agronomia e medicina veterinária.

Tipo de ação: Propor aquisição de climatizador;

Nome da ação: Solicitar de emissão de empenho;

Relação entre documento e procedimento: Documento necessário para formalizar a solicitação de aquisição de objeto após análise de cotações e seleção do menor valor sobre o produto orçado;

Tipo de Documento: Memorando, natureza pública, função probatória, cópia;

Descrição diplomática: 15 de agosto de 2008, Brasília, Max da Costa Oliveira - Assistente de direção da faculdade de agronomia e medicina veterinária, Serviço de compras nacionais, memorando, papel, 1 unidade;

Comentários Conclusivos:

Fonte do documento: ACE/UNB

Texto Luciana Duranti: http://revista.arquivonacional.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/600/598