Modelos de classificação diferentes

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), classificar é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

O plano de classificação documental - PCD é, segundo Faria (2006), o instrumento de gestão que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.

No caso de classificação de documentos arquivísticos, Schellenberg (2002) também contribuiu para o estudo referente à classificação dos documentos públicos, dividindo em três tipos: funcional, organizacional e por assunto:

·         Classificação funcional – trata dos problemas encontrados em reunir os documentos públicos de acordo com a função/atividade.

·         Classificação estrutural - objetivando construir a classificação dos documentos com base na estrutura da instituição, sendo ela por setores ou departamentos.

·         Classificação por assunto - agrupa documentos segundo sua organização e função. “Na classificação de tais documentos, os cabeçalhos de assunto devem ser tirados da análise do assunto dos documentos” (SCHELLENBERG, 2002, p.93).

SENADO FEDERAL

O plano de classificação utilizado pelo Senado Federal possui metodologia de classificação funcional, ou seja, seus documentos são classificados de acordo com as funções, dividido no seguintes níveis: função, subfunção, atividade e tipologia documental. O tipo de odificação utilizada é a numérico-significativa, agrupados de algum modo significativo ou em blocos.  

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES – MEIO

O Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades - Meio apresenta um Índice, constante do Anexo II, que faz parte integrante. O Índice é um instrumento complementar do Plano de Classificação que relaciona alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funções, subfunções e atividades, bem como os termos e expressões utilizados com maior frequência para a recuperação dos documentos, a partir das variantes do seu conteúdo e das modalidades de sua produção.

No Plano de Classificação, as funções, subfunções, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem códigos numéricos próprios. O Plano de Classificação é, portanto, a representação gráfica da classificação, nesse caso, realizada de acordo com o critério funcional e não estrutural, uma vez que as estruturas são frequentemente alteradas, enquanto as funções, subfunções e atividades permanecem praticamente inalteradas com o decorrer do tempo.

FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), Brasília, 2006. Disponível em:<http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_arquivos/1/TDE-2007-04-27T152201Z-872/Publico/Dissert.pdf>. Acesso em: 19 maio 2017.

MANUAL de Aplicação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio. Disponível em:< http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/assets/gestao/pdf/Manual_Aplicacao_da_Tabela_Temporalidade_Atividade_Meioversao_paraPDF.pdf>. Acesso em: 19 maio 2017.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FGV, 2002.