Análise Diplomatica e Tipologica

Quadros adaptados do texto:

LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: MARQUES, Antonio José; STAMPA, Inez Terezinha Stampa. (Orgs.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

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QUADRO 1 – Elementos mínimos para análise diplomática (Lopez, 2012, p. 23)

Série Documental: Transferência voluntária ou facultativa indeferidas
Denominação da espécie	Formulário de Transferência Voluntária ou Facultativa
Características internas principais	Original
Características externas principais	Processo não formal, textual, papel
Trâmite	Solicitação do aluno, entrada no SAA, encaminha para os departamentos que analisa e devolve para o SAA.

Série Documental: Contratos de locação
Denominação da espécie	Termo de contrato de locação
Características internas principais	Original
Características externas principais	Processo não formal, textual, papel
Trâmite	Elaboração pelo setor responsável, inclusão dos demais documentos do interessado, assinatura do termo e entrega ao setor responsável para providências.

Série Documental: Adicional Noturno
Denominação da espécie	Formulário de solicitação de adicional noturno
Características internas principais	Original
Características externas principais	Folha avulsa, textual, papel
Trâmite	Preenchimento pelo servidor da UNB, entrada na DGP/UNB para as providências cabíveis.

Quadro 2 – Possibilidades de contextualização tipológica (Lopez, 2012, p. 25)

Fundo/Titular	Espécie	Função arquivística	Tipo arquivístico
UNB	Processo de Transferência Voluntária ou Facultativa	Solicitação de Transferência Voluntária ou Facultativa	Processo de solicitação de Transferência Voluntária ou Facultativa (simplificável para Processo de Transferência Voluntária ou Facultativa)
UNB	Processo de contrato de locação	Registro de contrato de locação	Processo de registro de contrato de locação (simplificável para Processo de contrato de locação)
UNB	Formulário de solicitação de adicional noturno	Registro de horário noturno dos servidores	Formulário de solicitação de adicional noturno para registro de horário noturno dos servidores (simplificável para Formulário de adicional noturno dos servidores)

Quadro 3 – Exemplo de plano de classificação tipológica.

Fonte: Adaptação de André Porto Ancona Lopez, 2011, p. 29.

Fundo: Fundação Universidade de Brasília Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função			Espécie		Nº de docs		Datas-Limite
Adicional Noturno			Ficha Individual de Adicional Noturno		2		out/2001
Organismo: Secretaria de Administração Acadêmica
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função		Espécie		Nº de docs		Datas-Limite
Transferência Voluntária ou Facultativa		Processo de Transferência		Aproximadamente 30		jan/2011-dez/2012
Organismo: Secretaria de Gestão Patrimonial
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função	Espécie				Nº de docs		Datas-Limite
Contrato de Locação	Processo de Locação				Aproximadamente 60		jan/2002-dez/2003

Quadro 4 – Modelo do quadro 3 com o s códigos de classificação.

Fundo: Fundação Universidade de Brasília Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função	Espécie	Nº de docs	Datas-Limite	Código de Classificação
Adicional Noturno	Ficha Individual de Adicional Noturno	2	out/2001	024.132 Noturno
Fundo: Fundação Universidade de Brasília Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função	Espécie	Nº de docs	Datas-Limite	Código de Classificação
Transferência Voluntária ou Facultativa	Processo de Transferência	Aproximadamente 30	jan/2011-dez/2012	125.131 Voluntária ou Facultativa
Fundo: Fundação Universidade de Brasília Organismo: Decanato de Gestão de Pessoas
ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO
Função	Espécie	Nº de docs	Datas-Limite	Código de Classificação
Contrato de Locação	Processo de Locação	Aproximadamente 60	jan/2002-dez/2003	041.15 Locação, arrendamento, comodato

Códigos e Prazos de Guarda das series documentais analisadas.

ASSUNTO	PRAZOS DE GUARDA		DESTINAÇÃO FINAL		OBSERVAÇÃO
	FASE CORRENTE	FASE INTERMEDIÁRIO
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
020 PESSOAL
024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS
024.13 ADICIONAIS
024.132 NOTURNO	5 ANOS	47 ANOS	ELIMINAÇÃO
040 PATRIMÔNIO NORMAS, DECISÕES DE CARÁTER GERAL
041.1 AQUISIÇÃO
041.15 LOCAÇÃO, ARRENDAMENTO, COMODATO	ATÉ AS CONTAS SEREM APROVADAS	5 ANOS, COMEÇANDO A CONTAR DA APROVAÇÃO DAS CONTAS	ELIMINAÇÃO
100 ENSINO SUPERIOR
125 INGRESSO
125.13 TRANSFERÊNCIA
125.131 VOLUNTÁRIA OU FACULTATIVA	5 ANOS			GUARDA PERMANENTE
125.132 EX OFFICIO	5 ANOS			GUARDA PERMANENTE