Análise da apresentação das oficinas

Amanda Elias de Souza (13/0052396)

• ·         Quarteto Diplomático:

O tema abordado pelo grupo foi o processo de mudança de curso. Eles mostraram os requisitos, o edital e simularam como seria o trâmite.  Utilizaram balões e cartazes para decorar seu espaço e deram como brinde bombons. Mostraram como é o documento para fazer esse tipo de solicitação. Esse estende foi um dos mais procurados, já que muitos alunos têm interesse em saber como acontece esse processo.

• ·         De volta para o passado:

O grupo levou como tema o contrato de locação de imóveis funcionais da Universidade de Brasília. Iniciaram falando sobre os conceitos principais da arquivologia e diplomática e a importância da guarda de documentos, como eles podem ser usados como objeto de prova. Explicaram quais são os pré-requisitos, documentos que participam do trâmite, formas de inscrição e como fazer a solicitação. Para ornamentar usaram cartazes coloridos que faziam uma alusão ao filme “de volta para o futuro” e identificaram os participantes através de fichas, deram chocolate no final da apresentação.

• ·         Novos amigos:

O assunto trabalhado pelo grupo foi os documentos necessários para solicitar o diploma dentro da universidade. Eles explicaram como ocorre o processo e quais os documentos que estão envolvidos nele e precisam ser solicitados na Secretária de Administração Acadêmica. Conceitos foram incluídos durante a apresentação como quem era o produtor arquivístico e a importância da autenticidade nesses documentos. Ao final das explicações o participante teria que dar autenticidade ao um diploma usando elementos obrigatórios, símbolos de validação e colocá-los no lugar adequado. Como ilustração havia pregado em um mural notícias, como por exemplo, de um ex-BBB que teria utilizado diploma falso.

• ·         Alpha:

O objeto de apresentação desse grupo foi projeto de pesquisa do PIBIC, iniciação científica. Eles mostraram com um banner como acontece o trâmite por meio do programa Bizzagi e um integrante do grupo ficou vestido de homem-sanduíche chamando as pessoas para assistir à apresentação. Abordaram os conceitos de diplomática e arquivologia (para quem não conhecia o curso) e sua importância no processo até o aluno conseguir participar do projeto. Explicaram o andamento do PIBIC, os pré-requisitos necessários e as vantagens. Como brinde entregaram balinha e um fôlder com algumas explicações e o endereço do blog.

• ·         Desarquivando:

O tema escolhido pelo grupo foi os convênios feitos pela Universidade de Brasília com universidades estrangeiras para intercâmbios estudantis. Eles usaram o programa XMIND para exemplificar o trâmite. Mostraram qual a documentação necessária, a importância da diplomática nesse processo e os tipos de convênios. Explicaram que o fundo que essa série documental se encontra depende do local onde o documento vai ficar, ou seja, seu destino final. Para ilustrar o assunto escolhido fizeram um painel com fotografias de vários países e como brinde deram um marca página. 

Análise das prévias das oficinas – Mariana Cardoso Rodrigues

Desarquivando: Eles irão abordar  sobre Convênios celebrados entre a UnB e instituições estrangeiras, com o intuito de mostrar a finalidade e requisitos para que  o processo de trâmite aconteça, verificando como esse processo de convênios podem ser autênticos  e o relacionando esse tema com  os conceitos das disciplinas de diplomática e tipologia documental e arquivo permanente.

Quarteto Diplomático: O grupo irá apresentar um tema que é comum dentro da UnB, que remete a mudança de curso. Eles vão mostrar na prática como formaria um processo de mudança de curso para que as pessoas possam compreender melhor como funciona e como esse tema muda ou não com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informação) na Universidade.

Os Bárbaros: O grupo apresentará um tema que diz respeito ao Projeto Memória do Movimento Estudantil. Para mostrar esse tema, o grupo irá realizar duas dinâmicas visando a maior compreensão sobre o assunto pelos espectadores que estarão participando. Acrescentando temas como arquivologia, diplomática e tipologia durante a apresentação.

De Volta Para o Passado: Esse grupo pretende abordar sobre como ocorre os Contratos de Locação dos Imóveis Funcionais da UnB, visando mostrar a finalidade para a universidade em tornar possível que docentes e funcionários se estabeleçam em seus apartamentos e como se da à autenticidade e a relação dos fundos desse tramite já que ele ocorre todo pelo o SEI (Sistema Eletrônico de Informação).

Análise das prévias das oficinas

    Amanda Elias de Souza (13/0052396)

1.    Os Bárbaros – O tema desse grupo é o projeto memória do movimento estudantil. Para desenvolver a oficina eles vão fazer duas dinâmicas, uma com fotografia para explicar a sua importância para o fundo e a segunda dinâmica vai ter a participação dos espectadores, as pessoas vão ser induzidas a fazerem uma analise diplomática de um documento que será retirado de um caixa arquivo. Ao iniciar a oficina os componentes vão fazer uma contextualização sobre o projeto e explicar posteriormente o que é Arquivologia e onde atua a diplomática. Como um dos conceitos compreendidos na disciplina, vão também falar sobre tipologia.

2.    Quarteto Diplomático – Para iniciar a oficina o grupo vai apresentar os conceitos sobre Arquivologia, diplomática e autenticidade, dando  enfoque na sua importância. O tema abordado pela equipe é o processo de mudança de curso e opção. Eles vão fazer uma simulação de como seria esse processo e com a introdução do SEI (Sistema Eletrônico Informações) quais são as mudanças que ocorrem. Vão mostrar também quem seria o produtor arquivístico do formulário de solicitação de mudança de curso/ opção, como também explicar os requisitos, critérios e passo a passo do processo. Para lembrancinha vão entregar um recibo, com o endereço do blog para mais informações.

3.    De volta para o passado – A apresentação do grupo vai ser dividida em quatro partes. Primeiro eles vão apresentar o grupo, depois falar dos conceitos, como ocorre o contrato de locação, quais são os pré-requisitos para se inscrever. O tema escolhido pelo grupo foi o contrato de locação dos imóveis funcionais da UNB – Universidade de Brasília. Eles vão demonstrar sua finalidade para universidade e de alocar docentes e funcionários, como identificar a autenticidade desses documentos. Mostrar a relação dos fundos com o trâmite e como se dá agora com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico Informações), como também falar quem é o produtor arquivístico. Apresentar como a autenticidade é importante para evitar fraudes.

4.    Desarquivando – O tema escolhido pelo grupo foi convênios celebrados entre a UNB – Universidade de Brasília e universidades estrangeiras, quais são os requisitos mínimos para essa parceria acontecer e a sua finalidade. Eles também vão explicar como ocorre o trâmite desse processo, quais são os documentos necessários, se é o necessário visto entre outros aspectos. Os conceitos abordados da disciplina de permanente 1, serão fundo, contexto de produção e produtor arquivístico. Como acontece dentro do processo os procedimentos de convênio, acomodação, localização, custos e duração.

ROTEIRO PARA A APRESENTAÇÃO DAS OFICINAS

ROTEIRO PARA A  APRESENTAÇÃO DAS OFICINAS

· O nosso grupo analisou a série documental dos processos de compra de material permanente na UnB com dispensa de licitação, com foco em destacar a importância da Arquivologia e Diplomática nesses processos e os demais conceitos ensinados nas disciplinas de Diplomática e Arquivo permanente 1;

· Para a apresentação desses conceitos, iremos explicar como o processo de compra ocorre na UnB, salientando o trâmite, contexto do processo e o produtor arquivístico em um caso específico;

· Todo ano a UnB tem um orçamento definido para ser distribuído para todos os departamentos da Universidade (Reitoria, Prefeitura, Faculdades, etc.). O orçamento é dividido entre os departamentos de acordo com critérios internos, mas não ocorre de forma isonômica;

· O exemplo analisado é de uma aquisição de ventilador e lixeira solicitado pela Faculdade de Planaltina, sendo, portanto este o sub-fundo arquivístico e o produtor arquivístico é a UnB;

· A área envia memorando solicitando a aquisição dos itens, já com 03 (três) orçamentos, para o departamento financeiro da UnB, que autoriza ou não a emissão da nota de empenho (que é a promessa de pagamento realizada pelo Setor Público). O departamento de compras emite a nota de empenho para a empresa que apresentou menor valor dentre as 3 orçadas e faz contato com a empresa para combinar a entrega dos produtos;

· Recebido o produto o setor deve acusar o recebimento, atestar com assinatura e carimbo a nota fiscal e reenvia para o setor de finanças e pagamento (Diretoria de Contabilidade e Finanças - DCF). A Diretoria efetua o pagamento, emite a guia de recebimento e despacha para o setor que solicitou a compra, que é o trâmite final do processo (no arquivo corrente da área);

· O correto trâmite do processo, passando por diversos setores, com várias assinaturas, é que garante a autenticidade do processo, mas não necessariamente garante a não existência de fraudes e a veracidade das informações, uma vez que foi identificado que a atividade de solicitação de orçamentos pode ser facilmente fraudada, uma vez que é realizada por um setor apenas sem dar oportunidade para quem queira participar da licitação, cabendo a escolha do setor sobre a quem solicita os orçamentos;

· Os processos de compra passam por auditorias da CGU e do TCU, mas como são muitos e diversos na universidade e a auditoria é realizada por amostragem, há brecha para que ocorram divergências nos processos;

· Após explicação do grupo aos visitantes sobre o processo de compras, associando o exemplo citado com os conceitos relacionados, pediremos a opinião/visão dos visitantes acerca do assunto e daremos o brinde com o endereço do nosso blog pedindo que acessem para obterem maiores informações.

Análise das previas das oficinas - Felipe Neves Crizostimo

Os Bárbaros: O grupo nas previas da oficina demonstrou o seu tema que é que é o PROMEMEU (Projeto Memoria do Movimento Estudantil), contextualizou a historia, importância desse projeto e realizando uma dinâmica com alguns documentos do projeto com a participação dos espectadores escolhendo o documento e tentando fazer uma analise tipológica.

Quarteto Diplomático: O grupo apresentou alguns conceitos relacionados à arquivologia e começou a falar sobre de como ocorre o processo de mudança de curso, depois realizou uma simulação desse processo com o participante da oficina e finalizou demonstrando o que muda no processo com o SEI (Sistema Eletrônico de Informação) e a analise do produtor arquivístico do documento.

De Volta Para o Passado: O grupo apresentou sobre como ocorre os Contratos de Locação dos Imóveis Funcionais da UnB, demonstrando a sua finalidade para a universidade em alocar docentes e funcionários e como se da à autenticidade e a relação dos fundos desse tramite já que ele ocorre todo pelo o SEI (Sistema Eletrônico de Informação) e tem duas vias de contrato.

 
Desarquivando: O grupo falou sobre Convênios celebrados entre a UnB e instituições estrangeiras, 
demonstrando a sua finalidade e requisitos para ocorrer, o processo de tramite, como verificar a autenticidade dos documentos relativos a esses convênios e o relacionou com conceitos das disciplinas de diplomática e tipologia documental e arquivo permanente 1.

Convite para a Oficina

Conceitos utilizados na oficina

Conceitos

Arquivologia: Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivo. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações;

Documento: Uma informação associada a um suporte material;

Documento de arquivo: É um documento produzido, recebido e mantido por uma organização ou pessoa no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades a fim de provar e/ou informar;

Diplomática: É a disciplina que estuda a gênese, formas e transmissão dos documentos de arquivo e a sua relação com os feitos representados neles com o seu produtor, com o fim de identificar, avaliar e comunicar a sua verdadeira natureza;

Função da diplomática: Serve para comprovar a autenticidade, ajuda a identificar a espécie, auxiliando na classificação e analisa o tramite dos documentos;

Importância da diplomática para a arquivologia: Auxilia a identificar e definir o documento, nosso objeto de estudo. Para exercer nossas atividades arquivisticas, precisamos identificar os elementos dos documentos de arquivo e, para isso, precisamos da diplomática;

Espécie: Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Exemplo – boletim, certidão, declaração, relatório;

Tipologia ou tipo documental: É a configuração que assume a espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. Espécie + Função;

Processos documentais: Processo é o conjunto de documentos que exige estudo detalhado e procedimentos expressados por despacho, pareceres técnicos, anexos, instruções de pagamento de despesa;

Trâmite: Estágios dos documentos para chegar à sua forma autêntica;

Série documental: Documentos organizados de acordo com o procedimento administrativo ou conservados como uma unidade porque é o resultado da mesma gestão ou procedimentos, ou da mesma atividade, tem uma mesma tipologia, ou devido a qualquer outra relação derivada de sua criação, recepção ou utilização;

Autenticidade: É compreendida como o conjunto de elementos que caracterizam a confiabilidade de um documento. Por isso, para que um documento se torne autêntico necessita ser criado por entidade competente e possuir elementos que garantam sua existência, tais como assinaturas, carimbos e marcas d’água;

Veracidade: É quando a informação no documento é verdadeira, ou seja, são aqueles que suportam os testes sobre si mesmos.